¿Cómo hacer una base de datos en Excel?

Para las pequeñas y medianas empresas, instituciones académicas, bancos, etc.; llevar un control que permita gestionar de forma eficaz sus productos, clientes, notas, y demás es fundamental una base de datos en Excel.

Todo ello se puede hacer mediante una base de datos ya que esta permite que toda la información sea organizada usando un mismo contexto.

AL crear una base de datos en Excel se puede acceder a toda aquella información ágilmente, lo que permite ahorrar tiempo y obtener mayor eficacia.

Lo mejor de esto es que no es necesario tener un sinfín de hojas de expedientes llenas con todas estas informaciones ya que Excel es capaz de almacenar toda esta información en un archivo desde nombres, números telefónicos, precios, direcciones y todo lo que necesites que guardar en la base de datos es por ello que en el siguiente articulo encontrarás cómo hacer una base de datos en Excel.

Contenido del post

¿Qué es una base de datos?

Las bases de datos pueden ser definidas como programas o sistemas en los que se puede almacenar grandes cantidades de información de manera organizada y estructurada de forma tal que pueda sus datos puedan ser ubicados fácilmente según las características selectivas que se le hayan dado.

Para organizar y almacenar la información se usan tablas compuestas por un determinado número de columnas en las que irán los encabezados de los datos, como por ejemplos los nombres, precios, fecha de caducidad de un producto, etc. En cuanto a las filas contendrán en ella los datos, es por esta razón que el número de filas es indeterminado.

Características de una base de datos

Como ya se mencionó anteriormente las bases de datos ayudan a gestionar información por lo que algunas de sus características son las siguientes:

Ofrecen respaldo y fácil recuperación de los datos.
Las consultas complejas sobre los datos se presentan optimizadas.
Los datos son independientes.
Se mantiene la integridad de los datos.

Ventajas y desventajas de las bases de datos

Si deseas conocer cómo hacer una base de datos en Excel primero deberías conocer cuáles son las ventajas y desventajas que esta posee y a partir de allí tomar la decisión si debes o no usarla.

Ventajas:

Ya que la mayoría de los computadores traen instalado el paquete de Office no es necesario gastar dinero comprando programas para poder realizar una base de datos.
Es posible que desde diferentes equipos y diferentes usuarios accedan a la base datos si esta se sube a OneDrive, lo que permite que se guarde allí.
Excel tiene diferentes herramientas que permiten ordenar y personalizar la base de datos

Desventajas:

Aunque Excel se pueda utilizar para crear bases de datos no tiene programas automatizados por lo que puede dificultar un poco la tarea.
Para una persona con poco conocimiento sobre Excel puede resultar complicado hacer una base de datos razón por la que la misma podría llegar a presentar algunos errores.

¿Cuáles son los pasos que se deben seguir?

A pesar de que Excel pueda para muchos parece imposible de utilizar aquí podrás encontrar los pasos sobre cómo hacer una base de datos en Excel de una forma muy sencilla, solo debes seguir los siguientes pasos:

Al crear el documento debes ir al menú Archivo, hacer clic en Guardar cómo y en la ventana que aparecerá seleccionar la opción Libro de Excel habilitado para macros ubicada en el apartado
Para organizar los datos lo primero que debes hacer es crear una tabla o tantas como sean necesarias, para ello debes tener en cuenta cuales son las agrupaciones de información que se dan de forma natural.
Estas tablas se deben realizar en diferentes hojas de Excel, que le debes dar un nombre que te ayude identificar en cuál hoja está cada tabla; para ellos debes hacer doble Clic en el nombre predeterminado que traen (Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc.).
Ahora que las tablas han sido creadas se deben identificar los campos que habrán en ellos, estos campos estarán organizados de manera que haya uno en cada columna, deben tener un nombre descriptivo sobre los datos para que pueda ser más fácil identificarlos.

En cada tabla se debe crear una llave primaria, esta será una forma de identificar de manera única cada uno de los registros (filas). Puede ser un código, serie, número de identificación, etc.
Identificar las relaciones que existirán entre las diferentes tablas, al hacer esto te podrás asegurar de que se vincule la información de diferentes tablas gracias a los campos en común o la relación que exista entre ellos.
Seguidamente debes agregar formulas en los casos que sean necesarias como por ejemplo el total de una compra, la cantidad de asistentes a un evento, cuantos productos nuevos hay, etc.
Para agregar las formulas debes ir a la celda en la que va a ir el resultado de la función, posteriormente hacer clic en el apartado fx del cual se desplegará una ventana, en dicha ventana puedes seleccionar la categoría de la función que vayas a utilizar.

Haciendo clic en la flecha a la derecha aparecerán opciones como:

Financiera.
Fecha y Hora.
Matemática trigonométrica.
Estadística.
Entre otras.

Al hacer clic en la categoría aparecerán las diferentes funciones que esta ofrece, selecciona la opción que sea más conveniente a tus necesidades.

Luego debes crear los filtros de manera que sea más fácil conseguir los datos. Para esto debes seleccionar la primera celda de cada columna, es decir la celda en la que están los títulos o enunciados de las tablas, luego en el menú Inicio ir a sección Modificar y elegir la opción Ordenar y Filtrar, allí hacer clic en

Automáticamente en el resto de las columnas debe añadirse el filtro, para asegurarte de que el filtro haya sido añadido fíjate que a la derecha del título de cada columna aparezca una flecha.

Ahora que cada columna tiene filtro puedes ordenar sus datos de forma ascendente o descendente (en caso de que sean números) o filtrarlos por nombre, número, fecha, etc.; de forma tal que en la columna solo aparezcan estos.

Siguiendo estos sencillos pasos ya sabrás cómo hacer una base de datos en Excel.