Cómo Hacer una Factura en Excel



Para cualquier empresa es importante tener un sistema de facturación en el cual se pueda llevar un registro de los clientes y los productos y sin importar si es una pequeña, mediana o gran empresa se vuelve indispensable tener este control de forma virtual; es por ello que aquí te mostraremos cómo hacer una factura en Excel.

Una de las mayores ventajas de Excel es que tiene un gran número de herramientas y de plantillas que permiten que se use para crear un montón de cosas de forma gratuita y sin necesidad de descargar algún otro programa.

Aunque para muchas de sus herramientas se necesita tener una noción básica de cómo deben ser utilizadas aquí podrás encontrar cómo hacer una factura en Excel sin muchas complicaciones.

Existen dos formas de hacer una factura en Excel, una de ellas es utilizando plantillas y la otra es haciéndolo de forma manual, aquí podrás encontrar ambas.

Hacer una factura en Excel con plantilla

Entre las muchas ventajas que presenta Excel está la de poder utilizar plantillas. Aunque puedes realizar tus facturas de forma manual y según tus gustos y necesidades Excel también te da la oportunidad de ahorrarte todo ese trabajo con el uso de plantillas.

Los pasos para hacer una factura en Excel con plantillas son los siguientes:

  • Elige la plantilla:

Al abrir el documento debes ir a la sección Archivo, en el menú que se va a desplegar selecciona la opción Nuevo y en la barra Buscar plantillas en office.com escribir la palabra factura.

Office buscará las plantillas disponibles para tu versión de Windows entre las que se muestran podrás elegir la que se adapte mejor a tus necesidades y preferencias.

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Una vez que hagas clic en la plantilla de tu preferencia se abrirá una nueva ventana en la que se mostrará la descarga de la plantilla, una vez que la plantilla esté descargada se abrirá un nuevo documento en Excel con ella.

  • Editar la información:

Al elegir una plantilla esta se agregará a tu hoja de Excel con los datos e información prediseñada por lo que debes borrar estos y escribir los datos correspondientes a tu empresa.

Para algunas versiones de Windows es posible editar todo la información de la factura haciendo clic en la parte inferior de la misma en una hoja llamada configuración de empresa; toda la información que cambies allí se guardará automáticamente en la factura.

En caso de que tu versión de Windows no cuente con esta opción puedes editar de forma manual la misma haciendo doble clic sobre cada uno de los campos que desees cambiar en la factura.

  • Cambiar el logotipo:

Entre las mayores ventajas que ofrece Excel al momento de realizar una factura es poder agregar un logotipo ya que este ayuda a darle un aspecto más formal a la factura.

Esto se puede lograr haciendo clic derecho en remplazar logotipo (para algunas versiones de Windows puede aparecer el nombre logotipo de la empresa o simplemente logotipo y por lo general se encuentra ubicado en la parte superior de la factura) al hacer esto se abrirá una ventana en la cual deberás seleccionar la opción reemplazar imagen y elegir la imagen que será tu logotipo.

  • Cambiar el formato de contabilidad: por lo general esta opción viene sin formato o con el formato en dólares y cambiarlo es muy sencillo, solo debes ir al apartado número y hacer clic sobre el icono de moneda o en el símbolo $ (dependiendo de la versión de Windows) y seleccionar allí el formato de moneda
  • Guardar la factura: ahora que ya la factura está hecha puedes guardar una copia de la misma para poder utilizarla cada vez que vayas a realizar una nueva factura.

Para guardar una copia de la factura debes ir a la parte inferior de la hoja de Excel y hacer clic derecho, entre las opciones que aparecerán debes hacer clic sobre Mover o copiar y posteriormente hacer clic en crear una copia.

Al tener diferentes copias de la factura original es importante que a cada factura le asignes un código o nombre, para ellos debes hacer clic derecho en el nombre la hoja y seleccionar la opción cambiar nombre.

Esos son todos los pasos a seguir para hacer una factura en Excel utilizando plantillas.

Hacer una factura en Excel manualmente

Aunque la opción de las plantillas para hacer una factura en Excel es una herramienta que facilita mucho el trabajo y ahorra tiempo hay quienes prefieren realizar sus facturas de forma manual y aquí te mostraremos cómo hacerlo fácilmente.

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Crear el encabezado:

Todas las facturas llevan un encabezado en el cual se pueden encontrar los siguientes elementos:

  • Nombre de la empresa.
  • Número de la factura.
  • Datos del emisor.

Este encabezado puede ir en la primera fila de tu factura o en la primera columna de la misma, puedes modificar el ancho de las celdas o usar la opción combinar y centrar para que los nombres no se traspasen de una celda a otra.

Asimismo puedes modificar tanto el tamaño como el tipo de letra y colocarla en negrita para que resalte.

Datos del cliente:

Después del encabezado con la información de la empresa debes agregar la información del cliente, estos datos pueden ser los siguientes:

  • Nombre completo de la empresa o comprador.
  • Dirección de la empresa o cliente.
  • Número telefónico de la empresa o cliente.
  • Correo electrónico.

Estos datos pueden ir en una fila o en una columna, esto va a depender del diseño que desees que tenga la factura.

Crear columna de facturación:

En dicha columna debes colocar la información de los productos como la cantidad de productos, el nombre y una breve descripción del mismo. Lo más aconsejable es colocar un producto en cada celda.

Crear columna de precio:

Esta columna debe estar ubicada a la derecha de la columna de facturación y en ella irán los precios individuales de los productos.

Crear fila de total:

Esta será la última fila de la factura y en ella deberás colocar en la celda de la primera columna Total y en la celda justo debajo de la última celda de precio deberás agregar la función de suma para que de este modo se sumen los precios de cada producto y obtener el total.

Personalizar factura en Excel:

Ahora que los elementos principales están hechos puedes modificar algunos detalles para personalizar la factura como agregar bordes y sombrear algunas celdas:

  • Agregar bordes: para hacer esto debes seleccionar todas las celdas correspondientes a la factura y hacer clic en la opción Bordes disponible en el apartado Fuente, allí podrás elegir tanto el tipo de borde como el color y tipo de línea.
  • Sombrear celdas: para sombrear las celdas solo debes seleccionar aquellas que desees y hacer clic en la flecha a la derecha de la opción Color de relleno ubicado en el apartado Fuente.

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  • Ahora solo debes guardar la factura modelo como una plantilla y así podrás tenerla disponible cada vez que la necesites.

Aunque existen algunos programas diseñados para realizar facturas saber cómo hacer una factura en Excel es una gran alternativa si tienes una empresa pequeña o mediana y necesitas ahorrar dinero.



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