¿Conoces lo que es un diagrama de Gantt? Dentro de la gestión de proyectos, una de las cosas más importantes es la organización, el orden y la responsabilidad y para obtener cada uno de dichos aspectos se emplea este tipo de herramienta. Es por ello que en este artículo se explicará con detalle qué es, para que se usa y lo más importante, cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel.
Esta herramienta ha ganado popularidad dentro del ámbito empresarial, ya que ha logrado crear un mayor orden dentro de las mismas, ha mejorado la eficiencia en cuanto la optimización del tiempo y es una excelente herramienta para que los proyectos tengan un objetivo claro y específico, una menor cantidad de obstáculos y todo esto para obtener el mejor desempeño posible.
Contenido del post
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Antes de conocer su proceso de elaboración dentro de Excel, es importante saber lo que esta herramienta tiene para ofrecer. De manera específica, un diagrama de Gantt es un instrumento de planificación y gestión de proyectos. Al tener una vista general acerca de las diversas tareas y actividades a realizar, las personas pueden tener un mayor manejo y control sobre la programación para poder cumplir con cada objetivo dentro de un tiempo previamente establecido.
¿Para qué sirve aprender el cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel?
Es de suma importancia entender que, al manejar un conocimiento como este, se estará sacando el máximo provecho a una de las mejores herramientas que ofrece Excel, ya que son muchas las funciones que ofrece un diagrama de Gantt a la hora de planificar nuevos proyectos. Algunas de ellas son las siguientes:
- Conocer cuando inicia y culmina un proyecto.
- Identificar cuáles son las actividades que se realizaran.
- Saber quiénes se encargarán de realizar dichas actividades.
- Establecer un límite de duración para que cada actividad se cumpla dentro de un plazo específico.
- Analizar de manera general cada una de las actividades que conforman la idea principal del proyecto y poder gestionarlo correctamente.
Entonces, ¿Cuáles son los elementos que lo conforman?
Para entender en su totalidad cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel, lo primero y lo más importante es dominar cuales son los elementos que lo conforman. De esta manera, la persona encargada de elaborarlo tendrá mayor facilidad al momento de querer elaborar una estructura eficiente y viable para un proyecto en específico. Sus elementos son los siguientes:
- Fecha de duración del proyecto: Lo más importante dentro de la elaboración son las fechas, ya que se debe indicar cuando iniciara y cuando culminara el proyecto en cuestión.
- Actividades por realizar: Todo proyecto está conformado por una lista de actividades o tareas que deben cumplirse y es importante tener conocimiento de ellas. Estas pueden ser independientes o secuenciales.
- Duración de cada actividad: Cada una de las tareas debe tener un plazo de tiempo preestablecido, es decir un momento de inicio y uno de fin, para poder determinar su importancia dentro del proyecto.
- Progreso del proyecto: Dentro del gráfico se puede apreciar el desarrollo general del proyecto, por lo cual se puede tener una visión más concisa de las actividades que ya se realizaron, las que aún no han sido completadas y el rendimiento del proyecto en general.
Paso a Paso – Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel
La gestión de proyectos es importante para lograr la mayor eficacia posible a lo largo de su desarrollo. El saber cómo hacer diagrama de Gantt en Excel es clave para que no falte el orden y para poder llevar un registro real de todo el proceso.
A continuación el paso a paso para lograr hacer un diagrama útil y de calidad.
- Primeramente, se recomienda al usuario realizar y tener posteriormente a la mano una lista en físico de las actividades que se deben realizar, el tiempo de duración de cada una de ellas y los responsables de su ejecución.
- Luego, el primer paso es abrir una hoja de cálculo nueva en Excel para iniciar con la creación del diagrama.
- Posteriormente, se transcribe la información respectiva para crear una pequeña tabla con los datos de interés.
- Se procede a crear un gráfico de barras haciendo clic en el menú “Insertar” y seleccionando “Gráfico de Barra Apilada” entre las opciones del submenú “Gráficas”.
- Una vez creado el gráfico en la hoja de cálculos, se posiciona el mouse encima del gráfico vacío y haciendo clic en el botón derecho se escoge la opción “Seleccionar datos”
- Una vez que la ventana emergente aparezca, se oprime la opción “Agregar” y se seleccionan los datos necesarios, es decir:
- Nombre de la actividad (Eje Horizontal)
- Fecha de inicio de la actividad (Eje Vertical)
- Duración de la actividad (Eje Vertical)
- Una vez creado el diagrama correctamente, ubicar el mouse encima de la leyenda del gráfico y escoger la opción “Eliminar”
- Luego, nuevamente se procede a ubicar el mouse encima de la barra que representa las fechas de inicio para posteriormente hacer clic en el botón derecho y elegir la opción “Dar formato a la serie de datos”
- Dentro de la opción “Relleno” se selecciona “ningún relleno” y se hace clic en aceptar.
- Se repite el procedimiento con el eje de Actividades, sin embargo, esta vez se seleccionará la opción “Opciones de eje” dentro de la ventana emergente y se hará check en el recuadro que diga “Categorías en orden inverso” para luego hacer clic en aceptar.
- De esta manera el Diagrama estará completo, será visible la tarea a realizar, su fecha de inicio y la duración de la misma de una manera elegante y organizada.
Los diagramas de Gantt son la mejor herramienta para visualizar de manera general todos los aspectos que integran un proyecto y su planificación.
Es excelente para generar un plan de acción, organizar los proyectos que presentan dificultades y poder gestionar con seguridad cada una de las partes del mismo.
Por esto y más, manejar y conocer cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel es un aprendizaje esencial para todo aquel que desee orden y eficiencia en sus futuros proyectos.
