Organigrama que son y sus herramientas para ejecutarlos con éxito.



El organigrama son una incorporación gráfica que se emplea en las estructuras organizacionales de cualquier institución pública, privada, comercial, entidad productiva, administrativa, política o empresarial.

La representación gráfica consiste en exteriorizar y presentar en carácter esquemático, la colocación de las áreas que la constituyen, sus direcciones de mando, conexiones entre el personal, guiones de comunicación, juntas permanentes, indicaciones entre otros.

En el organigrama debe estar reflejado todo el personal que forma parte de la empresa o institución, ya que el muestra las funciones que allí se desarrollan y las relaciones que existen entre el personal. Generalmente se opta por organigramas simples y sencillos de comprender.

Contamos con diversas herramientas para generar un organigrama, como diagrama podemos recurrir a un sencillo procesador de textos o a un software más especializado, todo va a depender de lo que queremos implementar.

Uso de organigramas

En los organigramas o diagramas de flujo los cuadros personifican cada uno de los puestos que se hallan dentro de la distribución de la organización y de las líneas de comunicación que deben ejecutarse permitiendo conocer gráficamente las relaciones y responsabilidades que están allí determinadas.

Además esta representación gráfica nos admite tener rápidamente una imagen de cómo es la organización en cuanto a las ocupaciones específicas que se ejecutan en dicha empresa u institución.

Igualmente, con este tipo de esquemas implantados, marcamos las líneas de autoridades y jerarquías, obteniendo como resultado una mejor disposición y funcionalidad en cuanto a la comunicación interna se refiere.

Como hacer un organigrama

Al momento de realizar un organigrama debemos tomar en cuenta ciertos aspectos claves, como el conocer la estructura en donde se va a trabajar, más la información pertinente acerca de la línea de mando, cada departamento y el terreno de control.

Constituye la cadena de mando

Conocer la cadena de mando es esencial. Determinar la jerarquía y sus niveles en el escenario laboral es imprescindible. Establecer las funciones y obligaciones de cada empleado así como fijar quien toma las decisiones y quien lidera.

Divide los departamentos

La división correcta de los departamentos es un punto primordial en la estructuración de un organigrama. Forma que resulta más fácil para establecer los programas de formación y de trabajo para departamentos específicos, igualmente administrar gestiones a grupos de empleados.

Departamento especializado para el estudio, observación y análisis de cada puesto de trabajo.

Incorpora labores y compromisos

Herramienta para agrupar trabajos y compromisos a cada empleado. Carácter con el que lograrás descubrir excesos en el trabajo o si hay obligaciones que no se están cumpliendo.

Estipular el perímetro de control

Relacionado con la capacidad de mando de una determinada persona, es decir, si posee a muchos o escasos empleados bajo su supervisión. Herramienta que beneficia, concretar la autonomía o subordinación de los empleados.

Inicia de arriba hacia abajo

Al proyectar el organigrama de una empresa puedes aprovechar los estudios de los cargos que ya existen.

Emprende por el CEO de la organización y sigue con los ejercicios de los que debe estar pendiente el Director Ejecutivo, los garantes de cada departamento, las autoridades intermedias, hasta llegar a los cargos de los niveles más bajos.

Concluyendo en un organigrama estructurado de arriba hacia abajo.

Certifica que brinda una visión global

Al momento de determinar cómo hacer un organigrama, es importante que te cerciores, de que este brinde una visión global, esto quiere decir que todo el equipo de trabajo forme parte de la estructuración.

Es la cualidad más natural de que los empleados señalen toda la estructuración de la organización y se presenten con posibilidades existentes de movimiento de crecimiento interno.

Cerciórate de que el organigrama optimiza la toma de decisiones

Organigrama ideal de trabajo es el que le consiente a los directivos reconocer labores en marcha y valorar el progreso de nuevas habilidades de transacciones en el mercado con nuevos proyectos, es metódicamente una seguridad de armonía integral.

Esquema automático

El objetivo principal de todo organigrama es instruir, enseñar todas y cada una de las habilidades industriales, el diseño siempre será un punto clave. Debemos optar por un diseño factible para su comprensión, interpretación y ejecución.

Como hacer un organigrama en word

Aja nunca nos imaginamos que word nos tenía herramientas y funcionalidades optimizadas para facilitarnos la creación de organigramas sin necesidad de adquirir un costoso sistema. Asimismo es señores word tiene la posibilidad de hacerlo fácilmente y en el mínimo tiempo.

Interesado, síguenos más adelante el paso a paso para que realices tu organigrama de la manera más rápida y cómoda.

  • Inicialmente debes ingresar a word, abrir el documento en donde quieres crear el organigrama.
  • Seguidamente te diriges a la barra de menú y seleccione “Insertar” y selecciona “SmartArt” dando clic.
  • A continuación se desplegará un menú con diversas plantillas para trabajar los organigramas, selecciona el que se adapte a tu requerimiento.
  • Seleccionada la plantilla, visualizará un menú de alternativas para implantar los textos en cada uno de los cuadros del organigrama.
  • Cada figura del organigrama personifica a una persona en la estructura. Sugerimos que organices un borrador escrito bien detallado para luego pasarlo a word.
  • Una de las limitaciones que te conseguirás, es la poca información que puedes colocar como descripción en cada figura. Aprovecha al máximo la diversidad de fuentes y tamaños hasta encontrar la que más se ajusta a tu requerimiento.
  • El menú te permite incrementar la figura si así lo deseas, solo debes presionar el tabulador después de hacer clic en su nombre, en la casilla del de texto.
  • Igualmente si lo que deseas es realizar algún cambio de nivel, presiona “Masyus” más el tabulador. También puedes gestionar las herramientas del menú “Diseño” “SmartArt
  • Además puedes añadir figuras, solo haz clic en “Diseño” luego selecciona “Herramientas SmartArt” seguidamente “Agregar Figura”.
  • Word también te brinda la posibilidad de embellecer tu organigrama con cambios de fuentes, colores y tamaños. Para ejecutar estas herramientas solo ingresa a “Diseño” y luego “Herramientas SmartArt

Que te pareció fácil verdad, inténtalo trabajar con word es asombrosamente cómodo y sencillo.

Elementos de un organigrama

Para elaborar un organigrama es necesario identificar cada elemento que debemos ejecutar. ¿Dominas los elementos que forman un organigrama? Si tu respuesta, es no aquí te los mostraremos a continuación:

Elementos de contenidos

Todo organigrama va a obedecer según el tipo de organización y estructura:

Ápice estratégico

En este punto nos referimos a la alta directiva de la organización. Equipo empresarial de jerarquía donde se toman las decisiones más significativas para la dependencia. Sobresaliendo la presidencia, comité ejecutivo y consejo de administración.

Línea media

Obedeciendo al tamaño de la organización en el organigrama se incluyen todos los mandos intermedios, la representación de las secciones puede ampliarse formidablemente. Hablamos de todos los cargos de dirección que están entre presidencia y trabajadores.

Nos pudiésemos encontramos con diversos perfiles, directores de todas las áreas, jefes de departamentos o fábrica, encargados de delegaciones o gerentes.

Núcleo de operaciones

La jerarquía de operaciones es la potencia de una empresa, son los trabajadores y empleados que conciben la producción de los bienes o servicios que mercadea la compañía. En este equipo encontramos a los operadores y ayudantes de maquinarias, mecánicos, vendedores, transportistas y montadores.

Staff de apoyo

Nos referimos a esa mano de obra que no ejercen funciones de producción. Son las que se facultan para desarrollar el interés de la compañía o forjar  la agilidad empresarial. Existen las organizaciones que en ciertos periodos subcontratan personal.

Encargándose de ocupaciones, de recursos humanos, administrativas o de investigación de campo.

El staff de apoyo se puede dividir en carácter jerárquico obedeciendo a los compromisos y responsabilidades de cada persona.

Tecnoestructura

Existen organizaciones que suelen incluir en su organigrama a los analistas o expertos que realizan labores como auditorias, entre otros con el objetivo de optimizar la eficacia en la empresa.

Elementos gráficos

El organigrama es una imagen grafica de la estructura de la empresa, está constituida por elementos geométricos que simbolizan las diferentes unidades de la organización.

También cabe destacar que es importante que los elementos del organigrama sean identificados según el diseño:

  • Trazos continúo: Representa la autoridad formal.

 

  • Trazos discontinuos: Muestran la autoridad funcional.

 

  • Líneas verticales: Muestran la cadena de mando de la organización.

 

  • Líneas horizontales: Comunican la amplitud del trayecto de control, la conexión que hay entre los diferentes departamentos y áreas.

 

  • Rectángulos: Son los elementos del organigrama, simbolizan los departamentos, perfiles o cargos.

 

Organigrama plantilla

En la actualidad los organigramas se han vuelto una necesidad para las grandes organizaciones, ya que agilizan el entendimiento de la estructuración a todas las personas que allí ingresan con solo visualizarlo.

A continuación te mostrare las diversas plantillas que puedes ejecutar:

Plantilla de organigrama en blanco

Puedes transformar tu carácter de dirección para que se adapte mejor a tu requerimiento, a lo que deseas plasmar al grupo de personal.

Plantilla de organigrama jerárquico

Relaciona a empleados con sus supervisores, iniciando con una persona en la parte superior, habitualmente el director general u otro cargo de liderazgo.

Plantilla de organigrama matricial

Prototipo para los equipos y las relaciones de subordinación que se constituyen para proyectos específicos.

Plantilla de organigrama plano

Organigrama que impulsa una comunicación abierta. Se recomienda para las organizaciones que están iniciando y posee poco personal.

Plantilla de organigrama de RR. HH.

Organigrama de RR. HH. Que explica y determina las diversas confusiones que se originan con algunos empleados en momentos determinados que no saben a dónde dirigirse.

Plantilla de organigrama de una empresa

Si quieres gozar de una comunicación efectiva en tu organización, esta es la plantilla ideal. Ya que el personal comprenderá mejor sus funciones y responsabilidades.

Plantilla de organigrama de restaurante

Excelente herramienta para conservar el registro de las funciones de tu personal, mejorar la comunicación y hacer que tu práctica gastronómica sea atrayente.

Plantilla de organigrama de asociación

Si eres de las personas que estas iniciando una asociación comercial, igualmente puedes ejecutar un organigrama y mantenerte informado de ambas partes, funciones y responsabilidades.

Plantilla de organigrama comercial

Puedes ejecutar tu organigrama para cerciorarte de que cada uno de los empleados perciba cual es su lugar en la estructuración del negocio.

Plantilla de organigrama de proyecto

Especial para aquellas organizaciones que forman equipos para proyectos específicos.

Plantilla de organigrama de hotel

Los hoteles mueven mucho personal, por eso es ideal que trabajes bajo la figura de un organigrama para que le brindes una atención personalizada a cada huésped sin contratiempos. Porque al tener una estructura organizada nada te puede salir mal, ya que cada miembro del equipo de trabajo estará al tanto de sus funciones y responsabilidades.

Plantilla de organigrama de agencia de viajes

Cada empleado de la agencia de viajes interviene en un papel importante, para certificar una experiencia de viaje positiva, ejecuta tu organigrama y labora bajo una estructura bien elaborada.

Tipos de organigramas

Existen diversas estructuras en cuanto a organigramas nos referimos, elige la que más se ajuste a tu perfil y requerimiento según el tipo de organización que manejes:

Organigrama analítico

Son concretos, ofrecen la comunicación definida y pueden interesar de añadidura para otras fuentes de información.

Organigramas generales

Exponen sólo las unidades de considerable jerarquía, se les designa con ese nombre por ser los más comunes.

Organigramas suplementarios

Se utilizan para examinar un departamento en específico y se proporcionan como complemento a los organigramas antes mencionados.

Según su forma geométrica

Los organigramas según su forma su estructura pueden ser:

Vertical

El diseño vertical, uno de los más comunes. Su estructura se basa en que el cargo más alto de la organización va en la parte superior, partiendo desde allí los otros cargos y puestos siguen de arriba hacia abajo en orden decreciente de jerarquía y autoridad.

Este tipo de organigrama se señala como organigrama de niveles.

Horizontal

Organigrama clásico, exhibe las características más sobresalientes de la estructura organizacional, suministrando la clasificación de los órganos o de las actividades en la empresa.

Su desarrollo de izquierda, donde ubica el cargo directivo más dominante a la derecha. Son más perceptibles, sencillos de analizar y diseñar solicita el mínimo espacio.

Existen dos tipos de estructuras, la habitual que es la que indica las líneas de autoridad y lo niveles jerárquicos. La otra no los intuye e impide así, que en la presentación de la estructura ocurra cualquier representación de subordinación de autoridad.

Circular

En este tipo de estructura el cargo de directivo más alto, estará situado en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno representa un nivel distinto de autoridad, decreciente desde el centro hacia los extremos. El círculo más externo, indica el último nivel de la ejecución.

Por lo contrario, este tipo de estructura es difícil para su compresión y no es fácil de dibujar.

Funcional

También denominado organigrama de SILO. Consiste en la representación grafica de la organización estructurada en base a sus funciones.

Su estructura consta de una división por departamentos o funciones, ubicando al frente un responsable con autoridad. La comunicación es positiva en este tipo de organización desde los directivos responsables de cada función, personal de departamentos hacia el nivel más bajo.

Con este tipo de estructuras el personal frecuenta funciones bien definidas, proporcionando así la precisión de las responsabilidades en cada uno.

Los organigrama son la base fundamental de una empresa organizada, sea cual sea la estructura que ejecutes siempre el resultado va ser positivo para el crecimiento y la optimización organizacional.



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