En el mundo empresarial o institucional no es extraño conseguir de manera regular los organigramas, ya que para conocer la estructura de cada uno de ellos esta es la mejor herramienta y la más usada. El saber cómo hacer un organigrama en Word es importante ya que es una manera eficaz y rápida de dar a conocer alguna estructura organizacional interna del capital humano.
Además, Word ofrece maneras más creativas de presentar los organigramas, lo que hará de este esquema algo visualmente llamativo que dará a conocer a cada una de las personas que integren la organización de la cual se está hablando. Lo realmente importante es que sea una versión fiel de la jerarquía real de la empresa.
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¿Qué es un organigrama?
No es más que la representación esquematizada de la distribución o jerarquía de las personas que conforman una organización, bien sea empresarial, institucional o sin fines de lucro. Cada persona que sea parte de ella, estará plasmada en este esquema junto con sus cargos y sus respectivos departamentos de acción.
¿Cuál es la función principal de un organigrama?
Muchas personas tienden a digerir mejor la información cuando esta se presenta de manera visual. Es por ello que su función principal no es más que ser un medio informativo que se representa mediante un esquema con imágenes, información puntual y otras figuras, de manera de que se vea realmente plasmada la distribución interna de la organización de modo sencillo y entendible para todos.
Tipos de organigrama en Word
Como toda herramienta, los organigramas también se pueden categorizar de diferentes maneras dependiendo de la función o ámbito específico en el que se vayan a desarrollar. Para saber cómo hacer un organigrama en Word, primero se debe conocer cuáles son los más comunes y los más usados y es por ello que a continuación se mencionan los tres principales:
Organigrama Jerárquico
Esta opción es la más conocida ya que las empresas y las instituciones suelen representar su distribución de esta manera. Este organigrama se centra en los distintos rangos que tienen las personas dentro de una organización, estando algunos individuos ubicados por encima o por debajo de otros dependiendo del puesto o el rol que ejerzan, como en una pirámide o una monarquía.
Organigrama Plano
Usualmente llamado organigrama horizontal, este es común en nuevas empresas o en pequeños emprendimientos donde no hay jerarquía o diversos niveles de gestión.
En este tipo de organigrama, cada departamento está al mismo nivel a pesar de que existen diferentes niveles de mando, es decir, cada departamento es importante y tiene un mismo nivel de responsabilidad a pesar de que no poseen las mismas funciones.
Organigrama Matricial
Es muy conocido en empresas que poseen diversos proyectos o productos que tienden a dividirse mediante la función de cada persona dentro de los mismos.
Es decir, la organización o empresa junta a un grupo de personas en específico para que estos desarrollen actividades puntuales donde todos tendrán un rol de liderazgo, aunque haya una persona que dirija todo el proyecto.
Tips para hacer un organigrama en Word
Ahora bien, antes de explicar cómo hacer un organigrama en Word, hay algunas recomendaciones que permitirán que la representación esquematizada de esta estructura interna sea fiel a la realidad, sencilla de entender y más fácil a la hora de reflejarla en un documento. Siguiendo los siguientes tips, tendrás un organigrama de calidad.
- Conocer la jerarquía de la organización: Antes elaborar un organigrama, se debe conocer a fondo la jerarquía de la organización para la cual se está realizando dicho esquema. Anotar en una hoja o en un cuaderno a cada una de las personas que estarán dentro de ella, además de su posición, el departamento en el que se encuentran y algunos datos extra, es clave.
- Identificar el tipo de organigrama: Existen diferentes tipos de organigrama según la información, importancia o ámbito para el cual se va a realizar. Definir cuál será el esquema a seguir antes de elaborarlo permitirá que el usuario tenga mayor facilidad de distribuir la información adquirida.
- Realizar un borrador: Una vez anotada toda la información necesaria, realizar un borrador con lápiz y papel ayudará al usuario a tener una idea más clara y concisa de lo que deberá plasmar en el documento Word, ya que solo deberá seguir la misma estructura que se dibujó con anterioridad.
Pasó a paso para elaborar un organigrama en Word
El conocimiento con respecto a un tema es clave al momento de crear y es por ello que, con toda la información suministrada anteriormente, se procederá a explicar detalladamente el paso a paso para conocer cómo hacer un organigrama en Word de manera sencilla, rápida y creativa.
- Lo primero que debe hacer el usuario es crear un nuevo documento en blanco Word, o en su defecto posicionar el cursor en donde desea crear el organigrama dentro del documento.
- Seguido de esto, dentro del menú principal de Word, en la pestaña de “Insertar” hay un submenú llamado “Ilustraciones” y allí se deberá hacer clic sobre la opción
- Al hacer clic en esta opción aparecerá una ventana emergente, la cual presentará diversas opciones de esquemas e ilustraciones. El usuario debe posicionarse en la opción Jerarquía.
- Dentro de dicha opción aparecerán las plantillas que pueden ser usadas para crear el organigrama, cada una de ellas puede amoldarse a lo que el usuario desee crear.
- Al escoger la plantilla y presionar aceptar, automáticamente se creará el organigrama dentro del documento.
- Por último, solo deberá modificar el texto dentro de la estructura mediante el panel de texto. Además, el usuario podrá también cambiar los niveles de jerarquía, eliminar o añadir recuadros, y modificar los colores del organigrama hasta estar satisfecho.
Importancia de los organigrama en Word
Dentro de las organizaciones, el conocer su estructura interna es de suma importancia para que el flujo de las actividades se dé de la manera más eficiente posible.
El tener una representación gráfica de cada una de las partes que el capital humano representa dentro de una empresa o institución, siempre será de utilidad para facilitar los diferentes procedimientos que ocurren dentro de las mismas.
