Llevar un registro financiero es una parte fundamental de cada empresa o negocio, ya que gracias a ello se logra llevar un control a la hora de gestionar la contabilidad de cada una de ellas. Es una manera de certificar que se ha llevado a cabo un proceso correcto y transparente al momento de hacer pagos salariales y es por ellos que aprender cómo hacer una nómina en Excel es tan importante.
Excel es una aplicación que permite a los usuarios sacar el mayor provecho posible de sus herramientas, siendo la elaboración de nóminas a través de ella una de las más importantes.
Todas las empresas empiezan desde abajo y no todos tienen la posibilidad de elaborar nóminas con programas o aplicaciones tan sofisticadas, es por ello que Excel es una opción tan esencial.
Contenido del post
¿Qué es una nómina en Excel?
Una nómina es el documento que certifica, registra y permita llevar un control de cada uno de los pagos salariales, pagos de prestaciones, bonificaciones o remuneraciones que se le hacen a los empleados de cierto negocio o empresa.
Además, también representa el nivel de responsabilidad del empleador con su cumplimiento a la hora del pago colectivo.
Entonces, ¿Cuáles son las partes de una nómina en Excel?
Antes de explicar detalladamente cómo hacer una nómina en Excel, primero se debe conocer cuáles son sus partes para lograr una representación fidedigna del estado financiero del negocio o empresa del cual se desea llevar un debido control y registro. A continuación, se mostrarán las distintas partes que conforman una nómina.
Membrete
En esta sección se encontrarán los datos legales y de identificación del negocio o empresa, los datos necesarios del empleado que recibirá el pago y además el plazo de tiempo o mes en el cual se está haciendo el pago de nómina. Es decir, serían los siguientes datos respectivamente:
- Empresa: Dirección fiscal, el CIF y el código de la cuenta de cotización de seguridad social.
- Empleado: Nombre y apellido, documento de identificación, rango profesional y número de seguridad social.
Devengos
Son, en resumen, todos los pagos e ingresos que son realizados al trabajador como retribución por el trabajo realizado dentro de la empresa. Los mismos pueden estar divididos en devengos salariales y devengos no salariales. Los primeros son aquellos que, como su nombre lo indica, incluye cada aspecto del salario del empleado, mientras que el último se refiere mayormente a bienes o servicios que no están relacionados con su actividad laboral.
Deducciones
En esta sección, se ven reflejadas aquellas cantidades que serán restadas de la cuenta nómina del empleado, es decir, descuentos que se les hacen a los trabajadores en su salario los cuales son regulados por distintas leyes. Un ejemplo de ello puede ser contingencias comunes, formación profesional, aportes al área de la salud y demás.
Líquido a percibir
Esto no es más que el total del salario del empleado, es decir, al restar el Total de las Deducciones del Total de los Devengos se obtendrá el salario neto que será pagado al trabajador al finalizar su jornada laboral del mes en forma de efectivo.
Cómo hacer una nómina en Excel – Aprende el paso a paso
Ahora bien, con toda la información brindada anteriormente, aprender cómo hacer una nómina en Excel será más sencillo y rápido. Llevar el registro financiero de la empresa y de cada uno de los empleados es esencial para lograr una buena gestión empresarial por lo que el paso a paso a continuación te permitirá crear una nómina excepcional.
Hoja 1
- Abrir una nueva hoja de cálculo en Excel y se crearan dos Hojas por separado dentro del documento.
- En la Hoja 1 se procederá a introducir en las celdas lo que sería la nómina en su totalidad y, además, se deberá plasmar lo que es el membrete de la nómina. Con el respectivo nombre de la empresa, Tipo de nómina y periodo de liquidación.
- Seguido de esto, en la misma hoja se crearán columnas, cada una con un respectivo color para mayor diferenciación, que corresponderán a los siguientes datos:
- Nombre del trabajador
- Documento de Identificación Nacional (DNI)
- Cargo que ocupa
- Salario Mensual
- Total Deducciones
- Neto a Pagar
- Estas columnas serán llenadas por el usuario con los datos correspondientes a sus nombres y se les aplicarán las fórmulas necesarias a partir de los datos que encontraremos desplegados en la Hoja 2.
Hoja 2
- En esta nueva hoja se comenzará por crear bloques contenido, los cuales presentaran las especificaciones mencionadas a continuación:
- Nombre del trabajador
- Documento de Identificación Nacional (DNI)
- Cargo que ocupa
- Salario Mensual
- Una vez creadas dichas columnas, se agregarán más especificaciones con un formato de color distinto para diferenciarlas. Estas columnas ayudaran al usuario a sacar las cuentas necesarias de la Hoja 1. Dichas columnas nuevas corresponderán a liquidaciones, deducciones, intereses, horas extra y demás.
- Para darle una estructura más profesional, se procederá a seleccionar todo el conjunto de celdas que integran a la nómina y hacer clic sobre la opción “Bordes” que se encuentra dentro del submenú “Estilos”
- Se hace clic a la opción “Todos los bordes” que se encuentra dentro del menú desplegable y listo.
Insertar Formulas
Para culminar el paso a paso sobre cómo hacer una nómina en Excel, seguiremos con las fórmulas necesarias para ello. Se pueden crear las fórmulas de suma y resta para poder indicar los totales que se representaran en las celdas de intereses y deducciones de manera manual, utilizando los conocimientos de contabilidad correspondientes.
Sin embargo, se recomienda descargar diversas plantillas para que todos los cálculos sean correctos y no haya ningún tipo de error en el documento previamente creado.
Importancia de la nómina en Excel
Como se mencionó anteriormente, las nóminas permiten llevar un fácil manejo de todos los registros financieros de una empresa y es por ello que conocer cada uno de sus elementos, saber cómo hacer una nómina en Excel, entender su definición y además sacar provecho de sus diversas funciones es lo que permitirá el crecimiento y rendimiento financiero de las empresas a largo plazo.
